办公室禁用聊天工具：利大还是弊大？
发布时间：2010-9-27 11:13
发布者：李宽
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随着QQ、MSN等网络聊天工具不断深入，在职场，企业与员工之间一场无形之“战”也随之引发：工作时间是否应该网聊？企业老板们很担心：员工们兴高采烈地聊天，有多少时间是在工作？于是屏蔽、禁止或限制网聊成了一个较普遍的现象。然而，员工却不这样认为，他们心感不满，甚至觉得备受委屈。职场专家则认为，现代社会禁网聊没有必要，应该在充分利用其便利性的同时，在与员工充分沟通的前提下，从制度上进行科学的监管。 员工篇：禁网聊的N宗罪 第一罪：影响工作效率 蔡明 文化传播机构职员 回想起前一间公司制度之苛刻，蔡明至今记忆犹新：“以前公司是按照所谓500强企业的管理制度设定各种规章制度，但有时比500强还严格。”她形容道。 其中之一便是QQ完全被禁止，如果非得要传送或接收文件，就得到公用电脑上接收，很不方便。MSN也有严格的“规定”：部门主管、总监“默认” 可以使用，一般职员的话则必须要经过申请：向公司陈述在项目执行过程中开通的必要性及其重要性。不仅如此，她还从一些渠道得知，所有的聊天记录都被监控， 说的每一个字以及传送的每个文件，都在公司的“掌控”之中，没有任何隐私可言。 “如此苛刻，不但让人很难适应，还影响了工作效率，因为我们不少业务是要和外面客户联系的。几乎每个新进的同事都会私底下偷偷地骂这个不近人情的制度，然后就会勾起旧同事的一番感慨。”蔡明说道。 对此，她刚进去时曾大义凛然地提出“抗议”，老板给出的理由是：浪费时间，并且QQ易中毒，拖垮公司网络，具有危险性。她并没被说服，但不得不屈服。 “适度的制度化管理有利于公司运营，但我觉得这种做法矫枉过正了。我觉得应当适当开放权限，毕竟，MSN和QQ都只是一种工具而已。”她说道。 第二罪：或引发信任危机 Natalie，投资公司营销策划经理 Natalie介绍，在他们公司里，对一般职员来说，不仅禁聊天工具、玩游戏，对上网时间也有严格规定：只能在中午午休期间以及下班后才能上 网，其余时间如果有需要只能用公用电脑。虽然如此，公司如今默认一个让员工“偷步”的方式：如果员工在早上8时30分之前成功登录QQ或MSN，那他在工 作期间仍能继续使用。 对于公司这种“睁一只眼闭一只眼”的做法，在Natalie看来并不难以理解。 “当今社会，网络聊天工具维系着庞大的人际网，如果不能上可能会错过很多有用信息、资讯。并且，它在传送文件、即时信息交流方面很有作用。尤其是一些事 情，在群上发一个信息或群发就可以了，如果要打很多电话就很麻烦。”她说道。 在她看来，盲目地“一刀切”，禁用聊天工具并不是一个好办法。“公司可以通过各种手段进行限制，表面上控制了，但思想并不能控制，反而容易引起 员工的一种潜意识的联想：公司并不信任自己。事实上，开放权限的同时，完全可以通过其他手段如绩效、时间管理等对员工进行综合评价，进行软性引导，让员工 提高自觉性。”她建议道。 HR篇：各出“奇招” 禁 “私聊”奇招一：私聊内容超过一定比例将进行处罚 Kit ，公关公司HR 在Kit看来，完全开放聊天工具的负面影响是很明显的。“无规矩不成方圆，如果过于宽松，利用工作时间理所当然地聊天，那是要耽误工作的。”她 说道。此前，公司曾发生过这样一件事：有一个同事，在工作时同时开了两个QQ，早上客户在上面留言，提出修改意见，并希望能在下午三四时交到他手上。结果 这个同事上午只顾着和女朋友聊天，完全没留意顾客的信息，中午吃过饭才看到，然后才开始手忙脚乱地修改，结果一直到晚上七时才改好发给顾客。“本来，这个 方案可以说是十拿九稳的，但由于网聊，晚提交，结果给对手可乘之机，使公司蒙受损失。”Kit说道。 有鉴于此，公司出台规定，对员工聊天工具及其记录进行监控和限制。一旦违规就会作出口头警告，再犯就出文警告，最后就罚款，100元一次。如何 才算违规，“举一个例子，以QQ聊天记录来说，如果五页里，有四页是完全与工作无关的私人内容，就当违规。这是为了限制和约束他们不能说太多的私人话 题。”Kit说道。 奇招二：“经理问责制+绩效考核”严防私聊 苏眉 软件开发公司HR 苏眉介绍，在她的公司，出于保密性的要求，开发部门的同事，除了项目经理以外，其他人的对外聊天权限都被禁止，而其他部门的员工就不会有这方面 的限制。“这与我们的工作内容有关系吧。我们的客户服务都是通过QQ进行的，包括传文件跟远程服务。”她说道。虽然开放权限，但对聊天工具公司却有着严格 监控。聊天工具上有不少体闲娱乐功能，如果员工在工作时间登录的话，监控系统将有记录，次数多了会影响员工的绩效考核。 例如，一个月内，在QQ空间、开心网之类特定网站的登录次数如果超过10次，将记录登录情况在案，进行扣分，直接影响员工的绩效。 此外，还实行部门经理问责制。由于一个部门大多都在同一个房间里，部门经理就要负责监控管理员工“私聊”的责任。上级领导偶尔抽查，如果发现的话连部门经理跟当事人一起受罚。 “另外，工作量的适当饱和也是非常重要的，个个上班都忙死了，哪有空上网私聊？”她说道。 专家视点：与其“堵”不如“疏” 广州市方尔达人力资源有限公司首席顾问邓艳花介绍说，如今不少大型企业，尤其是外企，是禁用所有聊天工具的。“这可能是由于外企普遍非常重视保 密。事实上，如果聊天工具完全开放，老板们会感到十分头痛，甚至痛恨。曾经有位老板讲过，他们公司一名即将离职的员工通过聊天工具把一些重要资料传送了出 去，最终让公司蒙受重大损失，他悔得肠子都青了。” 虽然如此，在邓艳花看来，禁用聊天工具并不合适。她认为，作为现代科技的产物，对比传统的通讯工具而言，聊天工具具有很多技术上的优势：完全即 时的对话方式，节省了工作时间；所有的对话都被记录，方便工作信息管理；可以同时处理多个对话，提高工作效率；使用免费，一定程度上可以节约成本。“对于 很多公司的销售、采购、售后等需要大量对外沟通的部门，聊天工具依然可以起到很大的帮助。”她说道。 那要如何扬长避短？邓艳花认为要“适度地用”，即根据不同行业、不同职位、不同工作性质开放相应权限，并进行科学、人性化的监管。“在制定规定 前，一定要与员工进行有效的沟通，并多听取和采纳员工意见，制定出大家普遍接纳的方案。公司要力求让员工从心底理解公司的做法，让他们明白聊天工具的作用 及其目的。只有在感情上双方沟通畅顺了，才不会引发矛盾。”她建议道。 《广州日报》 |
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