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电子招标软件:招标提案请求(RFP)流程的步骤

已有 295 次阅读2024-5-14 14:37 |个人分类:电子招投标| 电子招标软件

招标提案请求(RFP) ,可能不是评估专业能力和复杂解决方案的最佳方法,但仍然是产品或服务招标时的首选方法。
 
如果管理得当,招标采购过程将会是透明、客观和公正的。一份精心制作的 RFP 文件可以确定提交材料的质量、基本业务要求以及签订合同所需的时间,帮助提高客户满意度、服务质量和业务价值。

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本文将概述8步流程,帮助你更好地开始 RFP:
 
1. 通过支出分析确定采购需求
 
支出分析可以揭示采购潜在需求和整合机会。在启动 RFP 之前,必须确定这项资源和时间投资的潜在回报。
 
经验丰富的采购经理会提前了解市场领域并进行市场调研,确保心目中的产品/服务的市场可用性。
 
确定范围的方法之一是与潜在供应商进行电话介绍。对产品的了解越多,就越可能发现以前未曾考虑过的因素。在介绍电话中,你可以提示招标的可能性,这样市场就能根据需求做出反应。
 
2. 范围和规格
 
在创建 RFP 之前,花时间确定范围非常重要。与内部利益相关者组织一次启动会议,确保最大程度的承诺和一致。在起草规格和关键业务要求时,利用组织的专门技能。
 
利益相关者和最终用户需要在预期结果上完全一致。利益相关者很可能掌握着宝贵的市场情报和潜在供应商信息。
 
此外,请提前确保 RFP 团队的可用性,以便审查范围、处理回复、供应商介绍、评估和潜在谈判。
 
3. 编制招标书
 
RFP 应在招标书中说明你是谁,以及这个产品或服务对企业的重要性。告诉候选供应商需要了解的企业现状和期望结果的一切。将规格、关键要求和用户需求转化为 RFP 问题和模板。
 
4. 等待招标书答复
 
两周内可以完成发布到接收阶段。如果招标的是简单的产品或服务,可以在供应商目录中优先选择,那么提交答复的时间会更短。
 
对 RFP 候选人的熟悉程度会影响所需时间:如果RFP 候选人是签约供应商或熟悉贵公司、流程和要求,他们可能更容易提交回复。
 
等待回复不应浪费时间。利用这段时间计划和准备以下步骤。给候选供应商一周时间提出澄清问题,并确保他们的问题很快得到答复。
 
5. 评估和供应商筛选
 
为保证公平和透明,必须在发出招标书之前商定评价标准。候选供应商完整、正确填写的表格,可以轻松地汇编、应用商定的权重并进行评估。在8Manage SRM采购管理软件的帮助下,这一步骤可在几分钟内完成。
 
另一方面,确保内部协调和认同可能并不容易。8Manage 采购管理软件可以通过提供现成的评分和建议,但还需要人工来鉴定答复并做出决定。此阶段可以包括更详细的供应商资格,例如预留一天进行实地考察、演示、财务审计或产品测试。
 
6. 谈判和签约
 
谈判前,可能会要求入围供应商就澄清问题提供更多信息。可与几位入围候选人进行最佳和最终报价谈判。
 
考虑建立电子竞价,以透明的方式竞价,这种方式适用于可直接比较的产品和服务。
 
合同谈判是与首选候选人进行的。如果双方的规格、服务要求和责任不明确,复杂的谈判可能需要数周时间。
 
7. 实施和移交
 
授标信息的传达顺序应为内部利益相关者、中标供应商,最后才是其他供应商。向利益相关者和最终用户解释范围、合同条款、服务水平协议和关键绩效指标。
 
确保指定一名合同负责人和一名关系负责人,负责监控关键绩效指标并与供应商合作。同时,双方应商定未来的采购参与和管理安排,以及就合同期内验证价格的相关做法达成一致。
 
8. 经验教训
 
分析每次 RFP 流程的经验教训,收集内部利益相关者和供应商的反馈意见。向未入选的供应商提供反馈,说明他们落选的原因,以及他们今后可以改进的方向。
 
不断改进 RFP 流程并保持利益一致,将确保利益相关者对采购项目给予大力支持。

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招标提案请求(RFP)流程管理工具
 
为实现更好的成本核算、提高效率和控制,以现代电子招标系统取代人工纸质招标程序已成为流程再造的重要组成部分。
 
8Manage SRM是一款专业的电子招标软件,能够自动化整个RFx流程,包括招标、RFI、RFQ、RFP、RFT和竞价的创建和管理。该系统通过结构化流程,从资格预审到评标、协商和授标,引导用户完成招投标的全过程。同时,系统提供了一个集中位置来存储、评估和比较所有报价,使采购团队能够做出明智的采购决策并协商更好的合同。
 
此外,8Manage SRM还能实时显示招标采购的进展,包括申请状态、供应商信息等,帮助采购部门高效掌握项目动态。借助高度自动化和政策驱动的8Manage电子招标软件,企业可以改进其采购流程、最大限度地减少供应链中断、增加成本节约,从而提高整体业务绩效。

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