企业打算在采购管理软件上部署采购订单 (PO) 流程的原因很容易理解。这样做有很多好处，包括帮助他们实现可见性、加强问责制、改善预算控制和合规性、让采购团队及早参与采购活动，以及减少因依赖多种沟通渠道和孤立系统而产生的摩擦。
 
然而，当企业尝试启动采购订单流程而不处理采购请求（或申请）时，其中许多好处会被最小化，或者根本不会发生。

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为什么需要采用采购订单流程与采购申请？
 
在你的采购订单（PO）流程中，你可能已经遇到了以下部分或全部问题：
● 采购订单只是一个 "橡皮图章"，因为请求者通过电子邮件或即时信息来管理实际的批准过程。
 
● 事情的顺序被颠倒了，因为打开一个采购订单需要让供应商入职，但供应商需要在适当的审批流程中的需求被批准后加入。
 
● 错误经常发生，因为在采购管理软件上打开PO往往是一项技术任务，出错的可能性很大。

为了缓解这些问题，许多企业在采用采购订单程序的同时，还采用了请购流程。结果，他们实现了：
● 涉及所有利益相关者的集中式协作，没有孤立的电子邮件和电子表格。
● 对请求者和批准者的透明度，包括那些无权访问系统的人。
● 在流程中的正确时间进行更明智的采购和供应商选择，并帮助削减成本。
● 通过将非财务人员排除在系统之外，减少风险和错误。
 
采购申请如何补充采购订单流程
 
采购申请流程不应与整个采购或采购流程相混淆。采购申请是指为请求和获得采购批准而启动的事件。采购申请获得批准后发生的事情可以称采购订单流程，或从开始到结束的采购过程。
 
当把批准流程转移到申请阶段时，批准申请单的结果是生成一个采购订单。对许多企业来说，这意味着不需要额外的采购订单审批程序，将采购订单处理留给财务和采购负责人。
 
在优化采购申请时，重要的是确保申请者可以在提交采购申请的同时提交新的供应商申请，因为这些申请是相辅相成的。这减轻了申请者经常遇到的挫折，因为这些过程通常在不同的系统上进行，而他们对这些系统的访问可能是有限制的甚至无法访问。
 
8Manage SRM系统完善了采购流程
 
当今市场上有许多可以补充采购订单流程的系统。端到端的8Manage SRM采购管理系统通过全流程电子化，对采购每个环节进行严密的跟踪与管理，有效提高采购流程效率。
 
以下是使用8Manage SRM采购申请可以补充采购订单流程的一些方式：
 
1. 精简采购
 
采购申请在发起采购请求时向采购团队提供必要的信息。这些信息可以确保请求符合企业的目标、规格和预算。因此，采购订单可以在最小的改动下快速发布，节省时间和精力。
 
2. 更好的沟通和可见性
 
采购申请使各部门、采购团队和财务之间的沟通和可视性成为可能。当创建一个采购申请时，申请者必须指定重要性、交付日期和其他重要细节。这些信息通常会被财务团队看到，这样他们就可以监控必要的开支，确保部门不会超支。在8Manage SRM，集中采购数据库与富有洞察力的仪表板和基于规则的工作流程相结合，可以控制采购支出并立即突显任何预算外的支出。
 
3. 增强准确性
 
8Manage 采购申请可用于任何部门向采购部门提出采购申请。请购单有助于确保所有的采购都符合企业的要求，使请购过程正规化。它们作为一种检查和平衡机制，核实所有材料或服务的要求都是合法的，并符合企业政策。
 
4. 改善库存管理
 
采购申请有助于减少企业货物缺货或库存过剩的可能性。通过启动采购申请，各部门可以在库存不足或价格变化时与采购团队更好地沟通。
 
8Manage SRM支持用户申请部分使用或者全部使用现有库存物料。用户可查看物料的库存信息，提交所需物料的库存申请。若现有库存数量不能满足所需数量，用户可以直接点击 “生成采购订单“ 命令，系统会自动生成一张所缺物料数量的采购订单，非常简单快捷。
 
总之，8Manage SRM的采购申请可以在许多方面对采购订单流程进行补充，从而实现更好的沟通、效率、库存控制和成本节约。集成这两个过程可以支持更好的采购策略，更好的供应商管理，以及更容易的审计。