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线上采购成主流,非接触采购助推企业突破疫情困局 [复制链接]

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发表于 3 天前 |显示全部楼层
关键词: 线上采平台 , 电子采购管理软件 , 非接触采购 , 采购管理saas

近期,新型冠状病毒感染的肺炎疫情牵动着全国民众的心,居家隔离成为了新的热门话题。在当前疫情肆虐的背景下,传统企业采购因防疫需要无法进行,为了让企业采购业务正常进行,也为减少人员流动,阻断疫情传播,非接触采购逐渐受到广大采购人的关注,线上采购平台作为应对疫情的安全快捷方式,走进了众多企业的视野。


以物业采购为例,在此次战疫过程中,物业管理企业们就扮演着重要角色,站到防疫第一线,积极进行社区卫生管控。兵马未动,粮草先行,物业人员要在第一时间落实各项防护措施,全方位践行高品质服务,首先防疫物资就要到位。采购成为物业管理企业一项重要的行动。而就在物业采购过程中,线下采购诸多问题也逐渐暴露出来,企业传统采购体系岌岌可危。


在这次防控疫情的过程中,物业具体采购活动既有口罩、消毒液、酒精、体温检测仪、手套、纸巾、宣传横幅等材料物资采购,也有电梯消毒、绿化清洁等外包服务采购。其中材料物资采购是物业管理企业面临的大难题。疫情发生期间恰逢春节,物流停运,库存稀少,防控物资严重短缺,价格上涨。而线下采购也面临困境,多家药店超市口罩、酒精同时售罄,防护用品脱销。面对市场采购难题,物业采购员只能更加快速往返各大药店及超市之间,想尽方法获取防疫物资。采购员外出频频,无形中也增加了相互感染的风险。


谈起近期的工作状态,物业采购员小张说:“社区是传染源防控第一道防线,为了保障物业一线员工的健康,采购防疫物资刻不容缓。然而现在市场物资紧缺,我们每天对着电脑手机,就怕错过任何有用的采购信息,也担心外出采购被感染,晚上失眠,想的都是去哪买口罩。”疫情之下,物业管理企业该如何应对采购难题,成为广大管理者迫切需要解决的问题。


或许只有在危机之中,企业管理者才能看到供应链的不足,进而加以改善。在这次兵荒马乱的采购行动中,多家物业管理企业暴露了以下线下采购问题:


1、疫情环境下进行线下采购,采购员面对面接触多位生人,增加被感染的风险;

2、线下采购流程繁琐,审核时间长,缺乏统一协调管理,无法追踪采购进度及进展情况,采购效率低下;

3、线下采购基本处于无监管、非透明的状态,容易出现腐败现象,增加企业采购成本;

4、涉及的采购分类多种多样,物业采购物资分类不清,其供应商也未进行细分管理,行业地区类别等级区分混乱,危机来临时筛选困难;
5、供应商考核机制不完善,大量数据指标统计工作只能通过简单的人工处理,使得物业供应链长期处于臃肿状态,造成采购浪费;
6、时间紧,任务重,消息迟滞,线下物资询比价困难,不仅难以保证采购质量,且采购预算极易超支;

7、线下采购缺乏与外部的协同,使企业无法与供应商在库存、需求等方面进行信息共享,难以实现供应与生产的高度配合,进而影响企业高质量的供应体系。


疫情之下,种种采购问题频发,对物业管理企业而言是一个严峻考验。物业管理企业要为广大业主提供满意周到的服务,卫生安全的环境,就需要保障采购工作顺利,物资充足,让企业保持高效良好的运转。因此在面对采购问题时,企业管理者要思考应用先进的信息技术,从传统的线下采购向线上信息化采购转型,实现高效管理,缔造更强的竞争力。


与线下采购不同,线上采购冲破了时间与空间的局限,将采购过程中的各类关键因素如价格、质量、供应商口碑等囊括,赋予了物业管理企业更多选择的余地。疫情之下,传统的线下采购无法进行,而线上采购可以进行远程沟通操作,采购合同、招投标文件均可使用电子化版本,确保防疫相关的采购工作顺利开展,减少企业因为疫情受到的影响,降低断供风险及采购成本,提高采购效率。


电子信息化的线上采购模式已经是时代发展的主流,在此次疫情下,越来越多物业管理企业也开始尝试建立信息化的线上采购管理系统,开启物业采购新方式。


如广受市场好评的8MSaaS SPM采购管理系统,就是一个功能齐全、操作简单、适用范围广泛的线上采购系统。它可帮助物业管理企业公开甄选供应商、公开招标,实现电子采购,通过实时获取供应商报价,采购需求及报价自动转化成电子采购订单,供应商自动接收确认订单即可发货,企业可依此进行收货、验收及电子结算,整个采购过程快速方便准确,极大地提高了企业采购效率。此外,8MSaaS SPM采用云端部署方式,支持即租即用,无需投入任何软硬件,安全,节约成本。


1、在线招采,足不出户完成采购交易


面对严峻的疫情形势,减少外出采购及面对面办公无疑更能保障员工的健康安全。应用8MSaaS SPM线上采购管理系统,一切采购行动均可在线上完成。从公平公开的供应商甄选,到电子招标、报价,提交采购订单,制定采购合同,交付并进行结算,这个一站式电子采购平台,真正让企业做到了采购省时、高效、低成本。供应商与企业足不出户就可以在线上完成交易。物业管理企业采购紧急防疫物资,再也不用线下奔走,既提高了采购效率,也减少了外出感染的风险。


2、智能招采,线上采购流程更流畅


应对疫情突袭,物业管理企业之所以陷入采购难题,还有线下采购流程不流畅,部门缺乏统一协调管理,采购信息难以实时分享,无法及时追踪采购进度的原因。而8MSaaS SPM将完整的采购流程搬上了云端,管理者可对采购每个环节进行严密的跟踪与管理,从需求到交付,审批提醒在线完成,让下级采购员能迅速流畅地开展防疫物资采购行动。实时更新的采购信息,也让管理者对采购执行过程进行科学管控,合理进行人员物资调度,通过智能线上招采将采购中消息迟滞、预算超支的风险降低。


3、规范招采,精细化企业供应商管理


疫情之下,面对市场紧缺物资,快速筛选供应商,获得库存生产等方面的信息,才能赢在采购起跑线。相比线下采购,8MSaaS SPM线上采购更注重企业内外部的协同合作,保证双方信息的实时传递与共享,实现供应链优化。


此外,8MSaaS SPM支持用户按需自定义对供应商进行细分,并且可进行查找筛选和规则控制,非常简单快捷。物业管理企业可细致区分材料物资采购和外包服务采购,归类供应商,并且能实时征集不同供应商的报价,快速对比价格、交付日期以及其他事项,一秒找出最优报价。在供应商绩效考核上,8MSaaS SPM能自动实时追踪客观的供应商绩效数据,还可以结合直接接收供应商产品与服务的用户对他们的主观绩效评估,更加灵活全面,帮助企业进行供应商筛选。


4、透明招采,杜绝采购腐败现象


疫情期间,防疫物资特别是口罩紧缺,难免会出现供应商哄抬价格的情况。线下采购基本处于无监管、非透明的状态,容易出现采购腐败现象,采购员伙同供应商往上加价,增加企业采购成本。8MSaaS SPM防欺诈、防腐败,线上采购流程均有电子记录,可追踪,并且能根据产品历史交易价格,设定规则形成基准价,当PR及PO偏离基准价时,系统会亮红预警决策层。8MSaaS SPM也能对采购人员进行年度考核及评级,及时发现不良采购员,进行淘汰和管理。(采购腐败现象主要分为四类,如何预防?请点击8MSaaS SPM采购管理系统预防采购腐败的方法

结语


此次疫情,对物业管理企业是挑战,也是契机。一方面,疫情是对物业管理企业响应能力、采购能力、调配能力、联系能力等方面的磨练,另一方面,也是增强与业主间关系,提供更多增值服务,发现企业采购工作不足的契机。


在各行业都已经进入智能化管理的时代,物业管理企业更要紧跟时代步伐,逐步摒弃传统的做账方式和线下采购模式,采取更为现代化的互联网管理工具,实现安全高效的线上招采。采购部作为物业管理企业本次突发疫情防控物资的保障部门,在特殊时期,更需要应用智能线上管理工具去应对采购难题。


通过以上对物业管理企业采购模式的分析,疫情之下,相信更多企业会提高远程办公的意识,认识线上招采的好处及作用。虽然行业不同、领域不同,但是我们都在为防控疫情做着力所能及的贡献,8MSaaS SPM致力解决企业采购难题,为企业提供功能全面、安全的线上采购管理系统,提高企业采购效率,众志成城,我们终将打赢这场疫情防控阻击战!
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