电子招标可以帮助企业以合适的价格高效地找到即将进行采购的最佳供应商。多个供应商以电子方式响应采购机会，竞相赢得销售或提供业务服务。

电子招标系统就是以网络技术为基础，招标、投标、评标、合同等业务全过程实现数字化、网络化、高度集成化的系统，主要由网络安全系统与网上业务系统两部分组成。在网络上执行在线招标、投标、开标、评标和监督监察等一系列业务操作，最终实现高效、专业、规范、安全、低成本的招标投标管理。

什么是电子招标？

电子招标（eTendering）是利用在线采购（eProcurement）平台自动征求投标，并评估供应商的过程。电子招标是采购过程的重要组成部分，有助于简化供应链至采购（S2P）操作并提供更多洞见。

无纸化电子招标包括征求投标、根据正式采购需求提交投标者提案、文件交换以及评估入围潜在供应商及其投标。

在数字化电子采购过程中，电子招标阶段发生在买家需求文件准备并批准之后，且一些供应商被预先资格或入围之时。


电子招标如何运作？

当买方向响应采购请求的潜在供应商发出投标邀请书 (ITT) 或招标通知 (NIT) 时，电子招标通过基于互联网的在线或移动软件平台进行工作，该平台可能包括门户。

电子招标允许投标人在截止日期前提交所需信息，以响应正式的建议书请求 (RFP)，生成并交换带有电子签名和消息传递的文件，并评估投标供应商的采购机会。
 
选择供应商后，电子投标书将具有法律约束力。授权员工可以查看相关文档，但公司政策应规定禁止在合同授予前披露信息。公司可以制定政策，要求超过特定金额阈值或特定来源的采购进行电子招标。

电子招标的优点

电子投标的优点包括：
• 在线电子采购系统提供高效和安全的环境
• 内置状态通信和消息传递功能便于交流和沟通
• 通过更多竞争性投标和招标过程节省成本
• 通过更好的供应商评估和选择来提高质量
• 无纸化电子投标节省时间
• 完整的流程减少了错误和合同后纠纷

此外，电子招标的无纸化特性还消除了征求建议书和合同的纸张和打印成本，进一步节省了资金。而且，无纸化还避免了需要后续发送勘误表的情况，所有错误都可以在线修改并通过电子消息传达。最后，企业可以访问通过电子采购、AP 自动化和 ERP 系统集成的数字数据，并以电子方式进行全球批量支付。

电子招标的缺点

电子招标的缺点包括：
• 为员工提供新电子招标系统培训的成本
• 供应商之间的竞争加剧
• 供应商必须按顺序完成详细步骤
• 潜在供应商无法充分传达差异化因素
• 系统故障或错误延误了电子招标的商机
• 招标格式可能不允许定价创新

电子招标以标准在线格式提交，电子招标系统没有使用精心设计的演示文稿来突出供应商的差异化因素。此外定价创新是一种独特的定价策略。它可能包括按使用量计费或其他不反映标准定价的独特方法。买家会希望比较来自不同供应商的报价，然而，电子招标表格可能不允许供应商提交非标准定价方法。


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电子招标的重要性

电子招标很重要，因为买方可以选择合格的供应商并根据其优点进行有竞争力的投标。电子招标系统是无纸化的，可以节省采购时间，需要完成组织良好的步骤，并且包括与采购相关的在线集中文档存储库。

电子招标是潜在供应商响应投标请求的一种安全方式。他们的目标是通过电子采购平台获得新业务。

包括需求文件、数字招标文件、合同和采购订单的集中电子文档存储库或交换非常适合与采购流程相关的合同管理和项目管理。

对于重大合同，电子招标流程可确保采购要求得到正式记录，并通过潜在供应商更广泛参与的公开招标来寻求竞争性投标。