文档是我们工作生活的基本组成部分，但你可能没有注意到花了多少时间处理它们。
 
良好的电子文档管理可以节省时间并简化整个组织的流程，来进一步了解下吧！
 
文档管理软件的用例


文档管理不仅仅是组织和存储电子文档。文档管理软件可以帮助企业改进的一些常见流程：
 
● 与远程团队成员协作
 
文档管理软件有助于与每个人（甚至是两张办公桌之外的同事）进行协作。当团队成员并不都在同一地点时，这一点尤其重要。
 
● 文件审核和批准流程
 
文档管理软件可帮助你在文件经过审查和批准过程时对其进行跟踪。
 
得益于清晰的组织系统，你可以知道哪个文档版本有更新，团队成员可以从中央位置发表评论或更改文档的状态。
 
● 与外部利益相关者共享文件
 
良好的文档管理系统使用权限来安全地与客户或外部利益相关者共享文档。
 
你可以将文档存储在中央存储库中，同时将文件的查看和编辑限制为只有有权访问权限的人。
 
好用的电子文档管理系统应具备的7项功能


顾名思义，文档管理软件提供了一个存储文件的中心位置。但8Manage电子文档管理系统提供的远不止这点。为了帮助企业切实做好业务文档收集、管理、利用，8Manage还有以下优势：
 
1. 易于使用的桌面和移动界面
 
电子文档的存储、访问和编辑应该是无障碍的。如果文档管理软件界面混乱，会让人感到不方便。
 
采用8Manage电子文档管理系统，团队成员能够通过智能手机轻松地在文件上留下快速批注。
 
2. 强大的搜索功能
 
数字文档易于存储是不够的，还应该易于定位。8Manage电子文档管理系统的索引查询、关键字查询和全文检索可以帮助你轻松找到查找的内容，你还可以定义知识层次结构并根据其知识分类搜索文档。
 
3. 文件访问权限控制
 
你只需决定谁可以获得什么权限，8Manage电子文档管理系统将处理其他事情。
 
8Manage 实施用户组和链接，使你无需单独管理团队和访问权限。你可以作为预览者、查看者或编辑者与团队和个人共享一些文件或整个文件夹。为了跟踪文档的处理方式，8Manage 保留不可擦除的审计跟踪，让你全面了解系统上任何人的每个操作。
 
4. 与团队对话沟通
 
好的文档管理软件可以让你在文件所在的位置对文件进行评论和注释。8Manage不仅提供这样的功能，还能让你为电子文档以及团队如何与之互动设置提醒。
 
5. 轻松管理版本
 
8Manage 电子文档管理系统可以随着文档的发展对文档进行维护，确保用户安心。旧版本是文件的完整备份，在整个版本中保留统一的元数据。这使查询条件保持一致。
 
6. 轻松管理文件夹
 
8Manage 电子文档管理系统使实施和维护审批变得容易。使用该系统，你可以预先定义审批流程，还可以邀请人们即时审批。
 
7. 强大的安全性
 
8Manage 电子文档管理系统是一种高度安全、强大的基于云的解决方案。它的开发基于这样的认识，即只有在保证数据安全和可访问的情况下，组织才会委托基于网络的解决方案。
 
8Manage 支持不同的密码策略，同时支持一次性密码。为确保数据安全， 8Manage 电子文档管理系统对所有文档内容进行加密，并通过安全 SSL 传输数据，它还支持日常备份与恢复。
 
结论
 
在竞争激烈的市场中，要想成为行业佼佼者，员工需要高效地查询和准备文件，及时响应客户和合作伙伴的需求。通过使用8Manage电子文档管理系统这样有效的解决方案，企业可以更好地存储、组织和访问数据文件，简化许多涉及数字文档的业务流程，从而提升业务办公效率。