在没有采购管理软件的情况下，采购申请完全依赖纸质表格、电子邮件和 excel 表等过时的工具会大大降低效率，甚至影响企业的利润。
 
但一些企业尚未准备好重塑人工采购申请流程。他们似乎没有意识到，在采购相关活动上花费的资金越多，企业其他部门可利用的资源就越少。
 
为了在每次采购中实现价值最大化，企业需要发现并规范与直接和间接支出相关的开支。人工采购流程无法满足这一要求。简化采购申请工作流程，是消除异常支出和暗中采购的第一步。


采购申请流程所涉及的步骤
 
采购申请是由员工填写的内部文件，正式申请购买商品或服务，然后由企业中的适当人员审批。只有采购申请获得批准后，才会向供应商发出所请求的商品或服务的采购订单。
 
虽然采购申请工作流程涵盖的步骤可能因企业而异，但流程的基本轮廓保持不变。一般来说，采购申请流程共有三个利益相关者和三个相应的任务：
 
步骤 1：提交采购申请
责任人：申请者
 
当员工发现采购需求时，可以通过提出采购申请来获得物品或服务。申请者必须填写采购申请表，确保表格信息准确无误。
 
步骤 2：申请筛选
责任人：采购员
 
创建采购申请后，采购人员就会收到核实信息的提醒。如果采购申请表不完整，采购员可以填写缺失的信息或将申请表退还给申请者。如果一切正常，采购员可以将其转给进一步审批（如果需要）或生成采购订单。
 
步骤 3：经理审核
责任人：申请者的经理或财务团队
 
在一些企业中，采购申请表会转给申请者的经理，确保采购价值不超过部门/申请者的支出限额。经理既可以批准并将其转发给财务团队以生成采购单，也可以将申请发回给发起人，并附上具体评论，说明拒绝申请的原因。
 
轻松处理所有这些问题的一个好方法就是将采购申请流程自动化。


如何快速实现采购申请流程自动化
 
如果刚接触采购申请工作流程自动化的概念，那么将复杂的流程自动化的想法可能会让人望而生畏。但实际上，你可以使用采购管理软件在短时间内创建一个定制的工作流程。
 
天健集团、周生生等公司使用8Manage SRM采购管理软件，创建了一个可靠的采购申请流程，可以查看谁在什么时候申请什么。这样的自动采购申请功能可以减少电子邮件、减少冗余并建立更好的审计跟踪。以下是如何使用8Manage SRM建立高效采购申请流程的步骤：
 
1. 绘制流程图
 
大多数企业既不记录也不定义其流程。因此，计划的第一步就是记下整个采购申请流程。尽可能详尽的记录将有助于企业创建一个强大的采购申请工作流程。
 
下一步是绘制完整的流程。采购申请流程充满了条件、检查点和依赖关系。这里的主要目标是通过消除多余的步骤使工作流程尽可能简单。
 
2. 创建电子表单
 
整个流程和工作流绘制完毕后，创建一个数字版本。企业可以直接登录8Manage SRM软件，从头开始创建采购申请流程，或者从系统内现有的采购申请表模板中获取灵感。
 
3. 定制流程
 
数字版本的基本大纲准备就绪后，企业可以自定义数据字段和工作流程，以适应其独特的业务流程。企业可以定义规则、设置权限有条件可见等。
 
4. 实施系统
 
用户友好型的8Manage SRM采购管理软件可让企业毫不费力地收集、处理和批准/拒绝采购请求。用户可以定义流程的每个步骤，并通过指定利益相关者为每个步骤设定责任。
 
8Manage可帮助用户轻松处理不同类型的采购需求，并支持优先使用现有库存物料。若现有库存数量不能满足所需数量，用户可以直接点击 “生成采购订单“ 命令，系统会自动生成一张所缺物料数量的采购订单，非常简单快捷。